Que se passe-t-il une fois votre acte de vente signé par le notaire ?

Le saviez-vous ?

Que se passe-t-il une fois votre acte de vente signé par le notaire ? Si vous pensiez que votre dossier était finalisé et qu’il ne restait plus qu’à l’archiver, vous vous trompiez !

Pour qu’un titre de propriété soit opposable à tous, il est nécessaire de le publier au service de publicité foncière. C’est le travail du service « formalités » d’un office.

Chez FLBL NOTAIRES, il s’agit d’une équipe de trois collaboratrices : Christelle, Siham, et Carla. En charge de la formalisation de plus de 2500 actes par an, elles ne sont pas trop de trois !

En quoi cela consiste ?

Publier les actes translatifs de propriété (vente, donation, succession), inscrire les garanties hypothécaires (privilèges, hypothèques), rendre opposable les servitudes, les pactes de préférences, les droits de retour.

Autrement dit, il s’agit de s’assurer que les tiers auront connaissance des conventions signées chez le notaire.

Le service formalités administre également la délivrance des copies authentiques aux clients, des copies exécutoires aux créanciers, se charge de notifier les prêts aux Compagnies d’Assurances, assure le suivi et renouvellement des garanties hypothécaires.

Il s’agit également de liquider les taxes de publicités foncières, les droits de mutation, l’impôt sur la plus-value, les droits de partage, et d’acquitter la fiscalité dans le bon service. Grace au service formalités, la convention signée chez le notaire devient régulière d’un point de vue fiscal.

Les clients n’ont pas à se préoccuper des relations avec l’administration fiscale : le notaire et son service formalités s’occupent de tout.

Nos collaboratrices constituent le lien indispensable entre l’office et les services de l’administration : le cadastre, le service de publicité foncière, les centres des impôts, les tribunaux.

Ce n’est que lorsque le titre ressort du service formalités après avoir été publié et enregistré, qu’il est enfin remis au client et que le dossier peut être archivé.

En général, il faut près de 6 mois après la signature de l’acte pour finaliser toutes les formalités.

Le service formalités c’est enfin la conservation des actes. Il s’agit d’une prérogative et d’une charge fondamentale du notaire. Il doit être en mesure de produire pendant 75 ans les titres de propriété de ses clients. Sur une base faible de 2.000 actes par an, cela représente 150.000 actes à conserver en permanence. Rappelons qu’un acte de vente fait environ 30 pages et près de 220 pages d’annexes, soit 250 pages à conserver.

Ce sont des archives de plusieurs milliers de mètres linéaires qu’il convient d’organiser, de classer.

Le service formalités a pour charge d’organiser un accès aisé afin que tout client qui demande une copie de son titre soit immédiatement servi.

Depuis la numérisation des actes et les échanges dématérialisés avec les services de l’Etat, la pratique a changé pour les formalistes.

On parle davantage de GED, de Téléacte, d’acte électronique, et moins de Grosse, de minutiers, d’expéditions, mais fondamentalement le travail reste le même.

Ce département travaille souvent dans l’ombre du notaire et des clercs mais il demeure un chainon essentiel du processus notarial.

Nous voulions lui rendre un hommage légitime.